Принципы тайм-менеджмента

17 Март 2012, Автор: admin

Время-TIME

Наше время – уникальный период в истории человечества. Из мира вещей мы все больше переселяемся в мир информации и идей. Прогресс движется с огромной скоростью. То, что еще десять лет назад казалось возможным лишь теоретически, сегодня доступно любому из нас. Время как-будто сжимается - ускоряется ритм жизни. Чтобы достигнуть успеха в новых условиях, человек должен успевать везде и всюду и помнить о многих мелочах. Однако трудно быть всегда начеку. Иногда память подводит, что-то важное забывается, а о некоторых назойливых мелочах, вроде закончившейся бумаги в принтере, вспоминаешь только, когда без нее вся работа останавливается. Проблемы накапливаются как снежный ком. Голова вскипает. Возникает стресс...

На помощь приходят новые методики управления временем – тайм-менеджмент – выполняя принципы тайм-менеджмента можно взять под контроль свой рабочий процесс. Не забивать голову мелочами, а спокойно и уверенно заниматься нужным делом, зная что все идет окей!

Одной из популярных систем управления временем в России и за рубежом является система GTD(Getting things done) – “как привести дела в порядок” авторства американского специалиста в области деловой эффективности Дэвида Аллена. В основе системы лежит принцип: нужно перенести все то, что требуется помнить на внешний носитель, содержимое которого регулярно инспектируется, а все свое внимание сосредоточить на текущей работе. Материальным воплощением системы может служить обычный блокнот, карманное “электрическое чудо”, специальная программа или система каталогов на рабочем компьютере или просто письменный стол с выдвижными ящиками. Главное, чтобы доступ к ней был легким и не вызывал дискомфорта.

Краткая схема рабочего процесса в этой системе представлена на рисунке:

Схема рабочего процесса

Все, что занимает наше время и требует какого-то решения, будь то десять минут назад пришедшее деловое письмо, необходимость в новых занавесках на кухне или вдруг пришедшая в голову идея “неплохо было бы научится играть на скрипке” автор с легкой руки называет “рутина”.

Как только проблема возникла в голове, она тут же должна быть помещена в категорию “входящие”. Это может быть несколько страниц для записей в блокноте, папка на компьютере или место на столе. В любом случае отметка о проблеме должна так или иначе там появится. Это место нужно пересматривать при каждой удобной минуте, очищать и сортировать проблемы по категориям. В противном случае у Вас очень быстро скопится гора хлама, и дела не будут двигаться с мертвой точки. Достав что-то из “корзины входящие” Вы должны определить в чем суть дела и решить: требуются ли от Вас какие-то активные действия на этот счет.

Если действий не требуется, то посмотрите критически: вдруг это бесполезно и от него надо избавится, чтобы не мешалось. Например вам в почтовый ящик кинули газету, но взглянув на нее Вы поняли, что читать такое не намеренны. Если оно все же может пригодится при определенных обстоятельствах, то внесите это туда, где вы держите заметки и справочные материалы (например вы могли узнать, что магазин, куда вы иногда заходите, переехал на новый адрес, или что вышел новый фильм, который вас заинтересовал). Или запишите это в список того, что вы когда-нибудь хотели бы сделать, но сейчас это не к месту (например сходить в консерваторию на Моцарта или выучить французский).

Если проблема требует активного вмешательства, то Вы должны определить в чем состоит ваша цель и какого конкретно результата Вы желаете добиться. Затем окинуть все известные на эту тему факты мысленным взором и при необходимости расписать по пунктам план, позволяющий из текущего состояния перейти в желаемое.

Если дело займет меньше двух минут – займитесь им сразу. А если его можно кому-то перепоручить, то, сделав это, поставьте соответствующую отметку в “список ожиданий”, чтобы не выпустить из головы. Рядом можно записывать напоминания об взятых Вами или одолженных кому-то вещах.

Ежели дело не хитрое, но понадобится время (например разобрать бумаги на столе или отправиться на почту за бандеролью), то запишите его в “список первоочередных действий” - место куда вы должны обращаться, как только появится свободная минутка, которую вы можете потратить с пользой. Либо же отметьте это в своем личном календаре, если событие приурочено к какому-то определенному времени.

А если проблема требует постадийного решения (необходимо сделать ремонт в ванной или решить куда поехать отдыхать летом), то внесите её в “список проектов” – всех начатых, но незавершенных дел. План вашего проекта, как и другие детали, поместите в категорию “материалы”. А первый его пункт плана запишите в “список первоочередных действий”.

Критически важными для вашей работоспособности являются ежедневные и еженедельные обзоры всей системы, во время которых вы приводите свои записи в порядок, собираете и генерируете свежие идеи. Не забывайте проводить обзоры регулярно. От этого напрямую зависит полезность метода. Иначе Ваши записи из отличного средства личной организации превратятся в место, куда Вы записываете то, о чем никогда больше не вспомните.

Таковы принципы тайм-менеджмента - организации своего личного времени по эффективной системе GTD. Не теряйте время даром, друзья ;-)

Понравилась статья? Расскажите друзьям
Общайтесь со мной

Related posts:

  1. Учимся как правильно ставить цели

Отзывов (40) на «Принципы тайм-менеджмента»

  1. У меня очень часто бывают проблемы со временем. Нужно над этим поработать.

  2. Михаил пишет:

    Иногда мы теряем время, хотя прекрасно знаем об этом, но не хотим ничего менять (в глубине души).

  3. Татьяна пишет:

    Очень важно научиться управлять своим временем. Сложно, но возможно.

  4. Дмитрий пишет:

    Иногда не хватает времени даже на то, чтобы занести в блокнот нужные дела.)) Пока все запишешь, столько времени пройдет, поэтому предпочитаю действовать сразу. Статья понравилась, некоторые вещи принял на “заметку”.

  5. Максим пишет:

    Большое спасибо за интересную статью!

  6. Виктория пишет:

    Да, управлять временем – целая наука. Особенно, если дело касается работы в Интернете, постоянно что-то отвлекает.

  7. Ирина пишет:

    У меня тоже частенько проблемы с нехваткой времени – так что Вашу статью, Татьяна, прочитала с большим удовольствием. Спасибо.

  8. Лана пишет:

    Интересная статья.

  9. Анжела пишет:

    Время, время!
    Если бы не ночь, то и спать бы мы никогда не ложились, столько всего сделать хочется!
    И в самом деле есть ощущение того,что время летит стремительнее чем 10-15 лет назад.

  10. Доброго времени суток уважаеммый коллега!!! Очень хорошая, содержательная и позитивная статья !!! Побольше нужно таких актуальных постов! С уважением Андрей Шемонаев.

  11. Взяла себе на заметку. Надо попробовать.

  12. Олег пишет:

    Отличная статья! Много нового и полезного. Спасибо вам!

  13. О тайм – менеджменте сейчас неоднозначные мнения, лично я просто составляю план на день и делаю его, причем не ложусь спать, пока не обработаю весь список. :)

  14. Татьяна пишет:

    Интересная статья. Спасибо.

  15. Изабелла пишет:

    да – “делегировать” моя самая большая проблема..
    но зато и на гитаре успеваю играть и 4 проекта вести..

    и верно.. чтобы довести дела до конца, нужно заниматься ими разумно

  16. Спасибо. Интересно, Полезно. Познавательно. Возьмем на вооружение.

  17. Sergey пишет:

    Нужно грамотно планировать свое время. Спасибо!

  18. Юрий пишет:

    Полезная и нужная статья, спасибо!

  19. Александр пишет:

    Очень нужно планировать время.
    Оно ведь так быстротечно!

  20. Vahtang пишет:

    Я вечно не успеваю, спасибо за статью, буду заходить.

  21. Раиса пишет:

    Нужно научится управлять своим временем и планировать.

  22. Полина пишет:

    Нехватка времени на всё – это проблема всех и от того, кто как приноровился правильно её планировать, тот и успевает всё и везде.

  23. Кирилл пишет:

    Без интересных идей, жить на свете не интересно. А у вас этих идей океан целый. Очень захватывающе и все понятно. Увлекательно и нескучно. У вас отличный сайт. Успехов в продвижении! Приходите в ответ на мои статьи с отзывами. Благодарю!

  24. Елена пишет:

    С интересом прочитала статью. Желаю автору творческих успехов

  25. Компьютер просто забит материалами по тайм-менеджменту. Книги, статьи, курсы, программы. Но где найти время, чтобы все это изучить и опробовать. После попытки использовать советы из книг Глеба Архангельского и других авторов. Перестал вообще что-либо делать и времени на все эти планы и хронометражи просто уйма. Интересно авторы этих книг когда-нибудь пробовали сделать то, что они в них советуют.

    • 1mila пишет:

      Согласна с вами. Подход очень агрессивный, особенно у некоторых русских авторов. Поэтому нужно разработать свою систему, которая подходит именно к нашей жизни.

  26. Вячеслав пишет:

    Вроде все правильно написано, но как подумаю все записать , потом искать, читать.

  27. Людмила пишет:

    Спасибо за статью, очень нужная тема в наш занятой век. Времени постоянно не хватает, а вы дали прекрасную работающую модель.

  28. Антонина пишет:

    Время распределять – это целое искусство! беру на заметку. Пишите еще статьи на эту тему – ведь подходов в тайм-менеджменте много.

  29. Отличный подход к проблеме.
    Самодисциплина это отличный стимул к действию.
    Время Деньги, принцип богатых людей.

  30. Андрей пишет:

    А я просто составляю список, выбираю и делаю 3 самых важных дела на данный момент, если остаётся время то из оставшихся выбираю ещё три и т.д.

  31. Оксана пишет:

    Хорошо у Вас список есть, а если нет времени список составлять? Нехватка времени – это проблема современного человека. Главное хорошее настроение с ним больше успеваешь сделать!

  32. Marina Nur пишет:

    Согласна с автором, не будем терять времени зря.

  33. Людмила пишет:

    Статья поучительна, особенно интернет давит.

  34. Александр пишет:

    Вы очень хорошо излагаете свои мыслиХозяин мастер своего дела,описанная ситуация обычная,стандартная. Интересно написаны статьи..

  35. Александр пишет:

    Вот у меня ни как не получается спланировать время, всегда появляются всякие проблемы!

  36. Ирина пишет:

    Интересная и полезная статья. Благодарность автору! Свои планы, как долгосрочные, так и повседневные теперь записываю и по-мере выполнения ,вычёркиваю. “Производительность” повысилась! Даже жизнь стала как-будто более упорядоченной. Ещё раз убеждаюсь, что гениальность – она в простоте…

  37. nic пишет:

    … статья интересная.
    Но вспомнилась одна притча, которую попытаюсь вкратце изложить…
    Жил человек, постоянно торопился, исключал из своей жизни всё лишнее.
    Жил другой человек, который не торопился и ориентировался в жизни на
    самодостаточность стараясь понять смысл и суть происходящего…
    Пришло время и оба умерли.
    Философский вопрос : что лучше, жизнь вечно спешащего БИОРОБОТА или
    ЧЕЛОВЕКА С ЧЕЛОВЕЧНЫМ СТРОЕМ ПСИХИКИ ?

  38. oleg пишет:

    Лично я для организации личного времени и повышения личной эффективности использую LeaderTask. Он и личный помощник, и работать с
    ним очень просто, составлять планы, корректировать их, а самое главное что голова всегда свободна.
    Также много информации есть на сайте программы http://www.leadertask.ru

Ваш отзыв